学院章程及各项规章制度

档案管理制度

      为使学院档案管理工作逐步实现标准化、规范化和科学化,更好地为学院各项工作服务,依据《中华人民共和国档案法》和《山西省企业事业档案标准》,制定本制度。
      一、机构与任务
      1、学院档案是指反映学院各项工作、活动和基本历史面貌,对本院教育教学改革和科学研究具有查考利用价值的报纸、书刊、公文、电报、簿册、图表、照片、奖杯、证书、声像、音频、视频等多种形式和载体的材料。
      2、学院档案室由办公室负责管理,业务上接受上级档案行政管理机关的指导、监督和检查。
      3、档案工作是学院整体工作的组成部分,各部门要积极配合档案室搞好档案材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
      二、归档的范围、要求
      1、凡是反映学院教学管理和基本历史面貌的具有查考利用价值的文件都属于档案室归档范围。我院档案分为8大类:(1)党群工作档案;(2)行政管理档案;(3)教学管理档案;(4)基本建设档案;(5)设备仪器随机文件;(6)会计档案;(7)声像档案;(8)荣誉实物。
      2、凡属归档的文件材料,要求字迹、图像清晰,书写工整,不得用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔书写。
      3、党群工作档案、行政管理档案、会计档案、声像档案、荣誉实物、应在次年的前半年归档;教学档案在次学年的第一学期归档;设备仪器(千元以上的)随机文件应在安装调试完毕后归档;基建档案在项目完成并验收后归档。各部门按文件的形成规律和特点,经过系统整理后,向档案室移交。移交时,双方要清点核对并在移交目录(一式两份)上签字。
      三、档案的管理与利用
      1、档案管理员要不断学习专业知识,提高业务水平,指导各部门做好立卷归档工作。档案管理要求分类科学,案卷质量符合要求,排列有序,存放标志明显,划分保管期限准确。
      2、档案管理员要热爱本职工作,严格遵守保密制度,在管理档案中要利用反馈信息,进行分析、研究、汇总,向领导提供建设性意见和信息。
      3、档案员要熟悉业务,编制案卷目录、案卷文件目录、全引目录卡片等检索工具,为开展档案材料的利用工作提供便利。
      4、档案室的库房应坚固安全,并有防光、防尘、防虫、防盗等安全设施。对案卷中纸张破损、变质的档案要及时修裱、复制。同时,定期对档案保管情况进行检查,发现问题及时向领导汇报。
      5、各部门和教职工因工作需要均可查阅档案,一般内容须经办公室主任批准。密级档案须经主管院领导批准,并办理查阅手续,填写《档案查阅审批卡》。
      四、鉴定、销毁和移交
      1、经鉴定确无查考、利用价值的档案,须填写《销毁清册》,并经主管院领导批准后,方可销毁,同时执行监销制度,任何部门和个人都无权擅自销毁档案。
      2、学院内形成的各类具有永久保管期限的档案,保管二十年后,连同案卷目录(一式三份)和有关全宗状况的材料一并移交给上级档案馆。


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